公文下发和上报管理：
在发布和上报文件时，输入文件文号、标题、类型、发文（上报）单位、选择文件正文等，然后设置文件接收的人员、单位、群组。同时，可以对以往发布和上报的文件内容和属性进行修改重新发布。
资料下发和上报管理：
在发布会议通知时，输入会议名称、组织单位、开会时间、会议资料，还可以设置通知是否需要反馈和签到等，然后设置文件接收的人员、单位、群组。同时，可以对以往发布的通知进行修改重新发布。
会议通知发布和签收：
会议结束后，形成会议纪要或决定，会议组织者可以把相应的材料发布给会议参加人或单位。会议通知或会议材料发布者，可以随时查看会议参加单位签收通知或材料的情况。
公文签收情况管理：
对其它单位的来文，未签收的文件系统都有标识提示，可打开文件进行签收，下载打印。对本单位的发布的文件随时监控接收单位签收文件的情况报表，包括未签收单位、已签收单位，签收时间等。
用户、群组和权限管理：
系统初始化时，先由管理员对要使用本系统的人员和单位进行注册、登记相关信息。人员注册的内容，大致包括用户名、中文名、所属部门、所属群组。
数据备份、恢复和压缩：
本软件具有数据库压缩整理、备份和恢复功能。
数据库要以定期压缩，以提高速度。恢复数据库时,注意当时备份的日期,否则一经恢复,备份日期后的数据将会丢失。
密钥登陆和短信提醒
可以使用密钥配合登陆，达到安全管理和使用身份确认。公文下发出去后，对于紧急公文可以设施对收信人进行手机短信提醒，同时系统将弹出提醒框，并有声音提示。
公文查询、统计
在公文交换系统可根据查询条件，查找出符合用户条件的公文信息；也可以根据发送单位、接收单位、公文种类等信息对公文进行统计。同时可以统计每个公文接收人数和接收时间。
时间锁定功能
在规定的时间内，接收单位没有查阅公文，系统将关闭查阅。并显示公文未阅
公文传输系统是一个定位于党政机关，行政职能部门,事业单位,大专院校,企业为主的公文传输管理系统。
办公室每天有大量的文件需要处理，一份文件有时候要印刷几十份，甚至上百份。大量文件的转发、传阅、发送、签收、审核让办公室里文件堆积如山，杂乱如麻，让办公室的工作效率及其低下，对办公室应发挥的重要职能也有影响。希望您借助智元软件公文传输管理系统来帮助您，让您从文件堆中解脱出来，提高文件的传输效率，同时也减少大量纸张的浪费，缩短公文分发、上报的时间，详细及时的了解文件发送签收情况，而且便于文件的统一管理和分类。
公文传输系统在2005年为第一个客户开发并成功应用，经过多年的完善和众多客户的成功应用，以系统使用和维护简单，系统稳定为用户称道。在此我们以互联网为销售渠道，省去许多中间费用，以最低廉价格让您用上公文传输系统，并为您提供二次客户化开发服务。
采用网状结构设计，实现了双向多维的上下级、平级机构之间的文件交换；
采用分库结构设计，具有更高的运行性能，更加符合单位对文件的实际管理需要；
与工作流系统、组织管理、知识管理无缝结合，实现公文审批、管理、上传下达等的高度自动化
支持跨部门文件共享、部门内部文件传阅共享、部门间文件分发流转；
具有完善的权限管理体制；
内置全局文件查询，高效灵活；
适用于党政机关、行政职能部门、企事业单位及大专院校的公文传输管理系统，有效解决办公难题。
公文交换系统是解决跨组织、跨部门、跨地域间信息、文件的高效传输。政府单位或集团企业通过布署公文交换系统，在网上架设起统一、规范、安全的“文件交换平台”，从而实现上下级单位/部门之间、平级单位/部门之间信息和文件的高速传递。
公文交换系统与协同办公系统无缝结合，实现发文审批/文件报审、发文/上报、收文、办文、阅文、归档管理的全程自动化。避免人工督促人为丢失等问题，实现了系统管人的做法。